كيفية تضمين التوقيع تلقائيًا في رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

إن إضافة توقيع إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك يمنحها لمسة من الاحتراف. يوفر وضع شعار ومعلومات الاتصال الخاصة بك ترويجًا للعلامة التجارية لمراسلات باهتة. يمنح أولئك الذين يرغبون في الاتصال بك بوسائل أخرى القدرة على القيام بذلك. يعد إنشاء التوقيع واستخدامه في Microsoft Outlook مهمة بسيطة بدرجة كافية. يمكنك أيضًا إنشاء العديد من التوقيعات الشخصية للتبديل إليها حسب رغبة الجمهور وفقًا لجمهورك المستهدف.

ومع ذلك ، سيقوم Outlook فقط بإرفاق توقيع برسائل البريد الإلكتروني المرسلة أو المعاد توجيهها حديثًا. ستظل الرسائل الإلكترونية التي أرسلتها قبل إنشاء التوقيع غائبة. لإضافة توقيع إلى الرسائل القديمة ، ستحتاج إلى الانتقال إلى إعدادات Outlook وتغيير بعض الأشياء.

يمكن أن يتضمن توقيعك نصًا أو صورًا أو بطاقة عملك الإلكترونية أو شعارًا أو حتى صورة لتوقيعك بخط اليد. يمكنك إعداد Outlook بحيث تتم إضافة التوقيعات تلقائيًا إلى جميع الرسائل الصادرة أو إنشاء توقيعك وإضافته إلى الرسائل على أساس كل حالة على حدة.

إضافة توقيع إلى مراسلاتك في Outlook

ستعتمد خطوات تجميع رسائل البريد الإلكتروني مع التوقيع على إصدار Outlook الذي تستخدمه حاليًا. هناك عملية لأولئك الذين يستخدمون الإصدارات القديمة من البرنامج (2007 - 2010) وأخرى للإصدارات الأحدث (2010+) بالإضافة إلى مستخدمي Microsoft Office 365.

لنبدأ بأحدث الإصدارات.

إصدارات Outlook 2010+ بما في ذلك Outlook for 365

لإنشاء توقيع جديد لبريدك الإلكتروني في Outlook:

1. انقر لإنشاء بريد إلكتروني جديد.
2. انقر فوق إمضاء وثم التوقيعات من علامة التبويب "الرسالة".
   • بناءً على حجم نافذة Outlook وما إذا كنت تُنشئ رسالة بريد إلكتروني جديدة أو ردًا أو إعادة توجيه ، فإن علامة التبويب "رسالة" و إمضاء قد يكون الزر في موقعين مختلفين. ومع ذلك ، عادة ما يكون زر التوقيع مصحوبًا بـ أرفق ملف و إرفاق عنصر داخل قسم "تضمين" من قائمة "الرسالة".
3. في علامة التبويب "توقيع البريد الإلكتروني" ، أسفل مربع "تحديد توقيع للتعديل" مباشرةً ، اختر جديد وأضف اسمًا لتوقيعك الجديد في مربع الحوار "توقيع جديد".
4. أسفل "تحرير التوقيع" مباشرةً ، قم بإنشاء توقيعك داخل المنطقة المتوفرة.
   • توفر لك النافذة القدرة على تغيير الخطوط وألوانها وأحجامها بالإضافة إلى محاذاة النص.
   • لإضافة روابط وصور لتوقيع بريدك الإلكتروني ، وتغيير الخطوط والألوان ، وتبرير النص ، يمكنك القيام بذلك باستخدام شريط التنسيق المصغر ضمن "تحرير التوقيع".
   • يمكنك أيضًا إنشاء توقيع أكثر قوة باستخدام الرموز النقطية أو الجداول أو الحدود باستخدام Microsoft Word لتنسيق النص الخاص بك. ثم انقلها باستخدام نسخة بسيطة ( Ctrl + C ) والصق ( السيطرة + V. ) على التوقيع في مربع "تحرير التوقيع".
   • يمكنك أيضًا إضافة رموز وروابط للشبكات الاجتماعية في توقيعك والتي سأتطرق إليها لاحقًا.
5. بمجرد أن يصبح التوقيع بالطريقة التي تريدها ، ضمن "اختيار التوقيع الافتراضي" ، قم بتعيين الخيارات التالية:
   • اختر حساب بريد إلكتروني لربط توقيعك به ، باستخدام القائمة المنسدلة "حساب البريد الإلكتروني". يمكنك الحصول على توقيعات مختلفة لكل حساب بريد إلكتروني تستخدمه في Outlook.
   • لإضافة توقيعك تلقائيًا إلى جميع الرسائل المستقبلية ، انقر فوق القائمة المنسدلة "رسائل جديدة" وحدد توقيعًا. إذا كنت تفضل عدم تعيينه تلقائيًا بشكل افتراضي ، فاختر (لا أحد) . سيؤدي هذا إلى جعل كل رسالة جديدة ترسلها ليس لها توقيع على الإطلاق بما في ذلك تلك التي تم إعادة توجيهها والرد عليها.
   • لكي يظهر توقيع في رسائلك التي ترد عليها وتعيد توجيهها ، انقر على القائمة المنسدلة "الردود / إعادة التوجيه" وحدد توقيعًا. سيؤدي هذا إلى إضافة هذا التوقيع تلقائيًا في أي وقت تقوم فيه بالرد أو إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني. لعدم وجود هذه المجموعة ، اختر (لا أحد) بدلا من.
6. الآن بعد أن انتهى ، انقر فوق موافق زر للعودة لحفظ توقيعك والعودة إلى رسالتك الجديدة.
   • من المهم ملاحظة أن الرسالة الحالية التي أنشأت فيها التوقيع لن يكون لها توقيع في مكانها. لسبب ما ، سيظهر التوقيع فقط في الرسائل التالية. ستحتاج إلى إضافة التوقيع يدويًا إذا كنت تتطلع إلى استخدامه.

إدخال توقيع يدويًا

بالنسبة للرسالة الجديدة التي بدأتها بغرض إنشاء توقيع أو تلك التي لا تريد تعيين توقيع تلقائيًا ، لا يزال بإمكانك إدراج توقيع يدويًا.

لنفعل ذلك:

1. مع فتح رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، انقر فوق علامة التبويب "رسالة" وحدد إمضاء .
2. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة منبثقة تعرض جميع التوقيعات المحفوظة التي قمت بإنشائها. اختر التوقيع الذي تريد استخدامه من الخيارات بالنقر فوقه. سيظهر الآن في رسالتك الحالية.

إضافة شعار أو صورة إلى توقيعك

تتطلب العلامات التجارية بشكل عام الشعارات. من أجل إضافة صورة مثل الشعار أو أيقونة الوسائط الاجتماعية إلى توقيعك:

1. افتح رسالة بريد إلكتروني جديدة وانقر فوق علامة التبويب "رسالة".
2. انقر فوق إمضاء وثم التوقيعات .
3. اختر التوقيع الذي تريد إضافة الشعار أو الصورة إليه من خلال تحديده في مربع "تحديد التوقيع للتعديل".
4. اضغط على إضافة صورة ، حدد موقع الصورة التي تريد إضافتها من ملفات الكمبيوتر ، ثم حدد إدراج .
   • يمكنك تغيير حجم صورتك أو شعارك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الصورة والاختيار صورة من خيارات القائمة. انقر فوق علامة التبويب "الحجم" واستخدم الخيارات المتوفرة لتغيير حجم صورتك وفقًا لمواصفاتك.
   • اترك مربع "تأمين نسبة العرض إلى الارتفاع" محددًا للحفاظ على تناسب الصورة.
5. بمجرد أن يتم تغيير حجم الصورة وجاهزة للذهاب ، انقر فوق موافق .
6. متابعة هذا من خلال النقر على موافق مرة أخرى لحفظ جميع التغييرات التي أجريتها للتو على توقيعك.

إصدارات Microsoft Outlook 2007 - 2010

لإنشاء توقيع جديد باستخدام إصدار أقدم من Microsoft Outlook:

1. اختر إنشاء رسالة جديدة.
2. انقر فوق علامة التبويب "رسالة" وحدد إمضاء من قسم "التضمين".
3. انقر فوق التوقيعات عندما تنبثق.
4. من علامة التبويب "توقيع البريد الإلكتروني" ، انقر فوق جديد .
5. اكتب اسمًا لتوقيعك ثم انقر فوق موافق زر.
6. اكتب النص الذي تريد تضمينه في توقيعك ، داخل مربع "تحرير التوقيع".
   • يمكنك تنسيق النص الخاص بك عن طريق تمييز النص الذي تريد تحريره ثم استخدام النمط وأزرار التنسيق للخيارات المطلوبة.
   • إضافة عناصر إضافية مثل الصور والارتباطات التشعبية وبطاقات الأعمال الإلكترونية ، انقر فوق المكان الذي تريد أن يظهر فيه العنصر ثم:
     • بطاقة الأعمال الإلكترونية - انقر على بطاقة العمل زر ثم انقر فوق إحدى جهات الاتصال في قائمة "مصنف باسم". انقر على موافق زر.
     • ارتباط تشعبي - انقر على ارتباط تشعبي واكتب (أو الصق) عنوان URL الذي سيربط الرابط النص به. انقر على موافق زر.
     • صورة / صورة - انقر فوق أيقونة الصورة ، وحدد الصورة التي تريد تحميلها إلى توقيعك ، وحددها ، ثم انقر فوق موافق زر.
7. بمجرد الانتهاء من التعديلات ، انقر فوق "موافق" لإنهاء إنشاء توقيعك.
   • لن تتم إضافة التوقيع تلقائيًا إلى البريد الإلكتروني الذي فتحته حاليًا لإنشاء التوقيع. سوف تحتاج إلى القيام بذلك يدويًا.

إضافة التوقيع إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

يمكن إضافة التوقيعات تلقائيًا أو يدويًا إلى جميع الرسائل الصادرة والردود وإعادة التوجيه. يمكن استخدام توقيع واحد فقط لكل بريد إلكتروني يتم إرساله ، لذا إذا اخترت الحصول على مجموعة واحدة تلقائيًا ، فسيكون من الأفضل أن يكون التوقيع موجهًا إلى نطاق أوسع من الجمهور.

لإدراج توقيع تلقائيًا في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك:

1. أنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا.
2. توجه إلى علامة التبويب "رسالة" وانقر على التوقيع الموجود في قسم التضمين.
3. انقر فوق التوقيعات عندما تنبثق.
4. حدد موقع "اختيار التوقيع الافتراضي" ، وانقر على القائمة المنسدلة "قائمة حساب البريد الإلكتروني" ، واختر حساب بريد إلكتروني تريد ربط التوقيع به.
5. حدد التوقيع الذي تريد تضمينه عن طريق اختيار واحد من قائمة "الرسائل الجديدة".
   • لإعادة التوجيه والردود ، لإضافة توقيع ، اختر توقيعًا من القائمة المنسدلة "الردود / إعادة التوجيه. انقر (لا أحد) إذا كنت تفضل عدم وجود توقيع ، فاخرج بردك وأعد توجيه رسائل البريد الإلكتروني.
6. انقر موافق لحفظ إعدادات التوقيع الخاصة بك.

لإضافة توقيع يدويًا إلى رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك:

1. قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة.
2. انقر فوق علامة التبويب "رسالة".
3. انقر فوق إمضاء ، الموجودة في قسم "تضمين".
4. اختر التوقيع الذي تريد إدراجه بالنقر فوقه مباشرة.

سيظهر التوقيع الآن في رسالتك الصادرة. إذا اخترت بشكل غير صحيح أو كنت ترغب فقط في حذف التوقيع الذي أضفته ، فقم بتمييز التوقيع في الرسالة وانقر حذف (أو مسافة للخلف ) على لوحة المفاتيح.

استخدام حساب Microsoft Office 365 مع Outlook.com

بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون Outlook على الويب مع حساب Microsoft Office 365 ، ستحتاج إلى إنشاء توقيع في كلا المنتجين.

لإنشاء واستخدام تواقيع البريد الإلكتروني في Outlook على الويب:

1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Outlook.com الخاص بك وافتح ملف إعدادات عن طريق النقر فوق عجلة مسننة أعلى الصفحة.
2. انقر فوق بريد ، ومن بعد تأليف والرد .
3. اكتب توقيعك في منطقة توقيع البريد الإلكتروني.
   • يمكنك استخدام خيارات التنسيق المتوفرة لتغيير مظهر توقيعك حسب رغبتك.
   • يمكنك الحصول على توقيع واحد فقط لكل حساب.
   • لجعل التوقيع يظهر تلقائيًا بشكل افتراضي لجميع الرسائل المستقبلية ، ضع علامة اختيار في مربع "تضمين توقيعي تلقائيًا في الرسائل الجديدة التي أقوم بإنشائها". هذا يجعله يظهر توقيعك في جميع رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية المكونة في الأسفل.
   • سوف تحتاج عمليات إعادة التوجيه والردود إلى علامة اختيار في المربع "تضمين توقيعي تلقائيًا في الرسائل التي أقوم بإعادة توجيهها أو الرد عليها".
   • من خلال عدم تحديد أي من هذين الخيارين ، ستحتاج إلى إضافة توقيعك يدويًا إلى كل رسالة بريد إلكتروني تقوم بإنشائها من الآن فصاعدًا.
4. عند الانتهاء من عمليات التحرير ، انقر فوق يحفظ .

لإضافة توقيعك يدويًا:

1. في صندوق البريد الخاص بك ، اختر رسالة جديدة.
2. اكتب رسالتك بالكامل وانقر على أيقونة ثلاثية النقاط.
3. من هنا اختر أدخل التوقيع .
4. بمجرد أن تصبح رسالتك جاهزة للخروج ، انقر فوق إرسال زر.