Asana هي واحدة من أكثر أدوات التعاون استخدامًا في العالم. بوجود الملايين من العملاء ، فهو ممتاز لكل عشاق الإنتاجية. علاوة على ذلك ، لديه ما يكفي من المرونة والأدوات للعمل بشكل جيد مع المشاريع الصغيرة والمهام ، وكذلك مشاريع الشركات الكبيرة. يقوم فريق Asana بتطوير وإصدار ميزات جديدة كل عام لتزويد المستخدمين بميزات مفيدة لإدارة المشاريع مثل الجدول الزمني وعرض القائمة ، على سبيل المثال لا الحصر.
في هذه المقالة ، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول استخدام العلامات في Asana. سنصف أيضًا كيفية إضافة التعليقات وإدارة المهام المتكررة وعرض جميع العلامات لضمان التعامل مع مشاريعك في الوقت المناسب.
كيفية إضافة العلامات إلى Asana
العلامات هي أداة مفيدة تمنح مستوى إضافيًا من التحكم في أي مشروع أو مهمة. يمكنك استخدامها لمتابعة تطورات مشروعك أو تصنيفها وفقًا لذلك. علاوة على ذلك ، يمكنك رؤية جميع العلامات لكل مشروع ، وعندما تنقر فوق علامة ، يمكنك رؤية جميع المهام المرتبطة بها.
إليك كيفية إضافة علامة إلى أي مهمة من مهام Asana:
- افتح أسانا.
- انتقل إلى المشروع الذي تعمل عليه.
- انقر على أيقونة ثلاثية النقاط في الزاوية اليمنى العليا.
- انقر فوق "إضافة علامات".
إذا كنت في عجلة من أمرك وتبحث عن مهام محددة ، فحاول الضغط على الاختصار "Tab + T" ، وسترى على الفور جميع العلامات المرتبطة بمشروعك وستعثر على جميع المعلومات الصحيحة. ميزة أخرى رائعة هي أنه يمكنك إضافة لون إلى علاماتك والتعرف عليها بشكل أسرع. يمكنك استخدام اللون الأخضر لشيء معتمد أو أحمر إذا كان هناك تأخير أو مشكلة غير متوقعة.
كيفية عرض جميع العلامات في Asana
حاليًا ، لا يمكن الوصول إلى جميع علاماتك في Asana. ومع ذلك ، يمكنك مشاهدة العلامات الأكثر استخدامًا في الشريط الجانبي والبحث عن العلامات التي تحتاجها أو التي استخدمتها مؤخرًا. إذا كانت مؤسستك تحتوي على أكثر من مائة علامة ، فمن الأفضل استخدام API أو API Explorer للعثور عليها. سيستغرق الأمر بعض الوقت لأن هذه ليست عملية سهلة ، ولكنك ستتمكن في النهاية من رؤية جميع علاماتك.
اليك بعض الاشياء التي يمكنك القيام بها:
- عند النقر فوق العلامة ، سترى جميع المهام مميزة بهذه العلامة.
- يمكنك تغيير لون العلامة وإعادة تسميتها عند الضرورة.
- عندما تبدأ في كتابة اسم العلامة ، سترى العديد منها كتوصية.
كيفية إضافة مهمة متكررة في Asana
يجب أن يكون لكل فريق مهام متكررة لأنها أفضل طريقة لتذكير الجميع بما يجب القيام به. في Asana ، تكرر المهام المتكررة نفسها في مهمة جديدة بتاريخ استحقاق مختلف في كل مرة تنهي فيها المهمة السابقة. ضع في اعتبارك أنه إذا قررت تعيين مهمة كبيرة لتكرارها ، فلا تفعل ذلك مع المهام الفرعية الصغيرة المرفقة ، حيث ستبدأ في التكرار وسيكون لديك الكثير منها في التقويم الخاص بك.
إليك كيفية تحويل أي مهمة إلى مهمة متكررة:
- افتح المهمة في Asana.
- اضغط على قسم "تاريخ الاستحقاق".
- أسفل التقويم ، ستلاحظ "تعيين إلى خيار التكرار".
- انقر فوقه وانقر فوق "تم".
يمكنك أيضًا ضبط عدد المرات التي تريد أن تظهر فيها مهمتك المتكررة ، سواء أكانت تتكرر أسبوعيًا أو شهريًا أو بفاصل زمني محدد. توجد كل هذه الخيارات في قسم "تاريخ الاستحقاق" لتتمكن من تحديد الوقت والتاريخ لكل مهمة متكررة.
عندما تريد أن تتكرر مهمتك خلال الأسبوع ، فسيتعين عليك تحديد خيار "أسبوعي" وتحديد الأيام. إذا كنت بحاجة إلى تكرار المهمة كل ثلاثة أشهر ، فاضبطها على تكرار "شهري" وجعلها تتكرر كل ثلاثة أشهر. إذا كانت مهمة سيتعين عليك القيام بها مرتين في السنة ، فاستخدم الخيار "شهريًا" ، وحدد تكرار ستة أشهر. عندما تريد إزالة المهمة ، اختر "أبدًا" في قسم التكرار ، وستتوقف المهمة عن التكرار.
كيفية إضافة علامة جديدة في Asana
العلامات ضرورية لكل مشروع أو مهمة نشطة في Asana. يقومون بتسمية المهام بينما يسمحون للجميع بمتابعة تقدمهم. عنصران رئيسيان لكل علامة هما الكلمة الأساسية واللون.
يمكن أن تساعدك الكلمة الأساسية في تصنيف جميع مهامك وإعطائك كلمات بحث يمكنك كتابتها متى احتجت إلى العثور على مهام محددة. عندما يتعلق الأمر باللون ، يمكن أن يعمل كعنصر بحث مرئي. يعد استخدام العلامات أمرًا سهلاً عندما يكون فريقك قد أنشأها بالفعل. ومع ذلك ، عندما تحتاج إلى البدء من نقطة الصفر ، فقد تصبح الأمور أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، حيث سيتعين عليك إنشاء نظام كامل.
إليك كيفية إنشاء علامة جديدة:
- افتح مهمة أو مشروعًا.
- بجوار العلامة الحالية ، سترى علامة "+".
- اكتب اسم العلامة الجديدة.
- اضغط عليها ، وفي أسفل القائمة المنسدلة ، سترى "إنشاء علامة لـ (اسم العلامة المكتوبة)"
عندما تبدأ في كتابة علامة جديدة ، ستلاحظ أنك ستحصل على جميع أسماء العلامات المتشابهة. بهذه الطريقة لن تضطر إلى قضاء الكثير من الوقت في محاولة تحديد شيء معين. إذا أنشأت علامة جديدة وأدركت وجود خطأ إملائي ، فيمكنك حذفها بسرعة وإنشاء علامة مصححة. إليك كيفية حذف علامة:
- افتح مهمتك في Asana.
- اضغط على أيقونة السهم بجوار اسم المشروع.
- اضغط على "حذف العلامة".
عندما تحذف علامة ، سيتلقى جميع متابعي العلامات بريدًا إلكترونيًا لإبلاغهم بالحذف. إذا حذفت علامة عن طريق الخطأ باستخدام معرف العلامة ، فيمكنك استعادتها بعد الاتصال بفريق Asana. من القائمة المنسدلة ، يمكنك أيضًا مشاركة عنوان URL للعلامة ومزامنتها مع التقويم الخاص بك وإضافة لون للتأكد من أن الجميع سيلاحظه بمجرد فتح المهمة قيد البحث.
كيفية إضافة تعليقات في Asana
التعليقات هي إحدى الميزات الجديدة التي قدمتها Asana. يمكنهم تقديم معلومات إضافية حول المهمة مع السماح للمتعاونين بطرح الأسئلة ومشاهدة ردود أفعال الجميع. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح طريقة الاتصال هذه للجميع الحصول على إجابات فورية.
إذا كنت ترغب في إضافة تعليق ، ضع المؤشر على حقل التعليق واكتبه. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق "تعليق" ، وسيتمكن الجميع من رؤيته.
إذا كتبت تعليقك ونسيت نشره ، فسيصبح تلقائيًا مسودة حتى تتمكن من استخدامه مرة أخرى. يمكنك أيضًا استخدام الأمر "Tab + C" لبدء كتابة تعليقك بسرعة.
كيفية إعادة تسمية علامة في Asana
عند استخدام العديد من العلامات ، يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة عند تسميتهم. لهذا السبب قد تضطر إلى إعادة تسمية بعضها عدة مرات حتى ترى ما هو الأفضل لفرقك. إذا كنت بحاجة إلى إعادة تسمية علامة جديدة لسبب ما ، فإليك ما عليك القيام به:
- افتح أسانا.
- انتقل إلى المهمة وانقر على أيقونة العلامة.
- انقر فوق السهم الموجود بجانب اسم المشروع.
- من القائمة المنسدلة ، حدد "إعادة تسمية العلامة".
حاول تجنب إنشاء علامات مكررة لأن لكل فريق طريقته الفريدة في استخدام العلامات وتسميتها. في بعض الأحيان ، ستلاحظ أن العلامات لها أسماء متشابهة ولكنها تستخدم ألوانًا مميزة ، ولهذا السبب تحتاج إلى التأكد من عدم إعادة تسمية عنوان وظيفي بشكل مثالي.
أسئلة وأجوبة إضافية
ما هي أفضل طريقة لاستخدام العلامات في Asana؟
توجد طرق عديدة لاستخدام العلامات في Asana. يعد تنظيم تقويم العمل أحد أفضل الأمور بالنسبة للعديد من المستخدمين. بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام العلامات لتتبع كل مهمة لمدة أسبوع أو شهر. ومن خلال اتباع الألوان ، يمكنك رؤية ما يحدث للمشروع. إنها طريقة رائعة للعمل مع أي نوع من أنواع إدارة المحتوى ، وستثبت فائدتها عندما يتعلق الأمر بالمشاريع التي تحتوي على الكثير من المهام الصغيرة.
هناك طريقة رائعة أخرى لاستخدام العلامات في Asana وهي تحديد أولوياتك وإنجازاتك. بدون تصنيف مفصل ، ستبدو جميع المهام على نفس القدر من الأهمية ، ولن يكون للمهام المهمة الأولوية. باستخدام العلامات ، يمكنك ربط كل مهمة بالناتج الرئيسي الخاص بها حتى يعرف الفريق بأكمله ما هو عاجل وما هو ليس كذلك.
لكل فريق يتعامل مع تراكم المنتج ، من الضروري أن يكون لديك نظام حيث يكون لكل تقرير أو طلب أو مهمة علامة ملونة محددة. بدونها ، يمكن أن تصبح المشاريع فوضوية بسرعة وستستغرق الكثير من وقتك لفرز الأمور.
هل العلامات والحقول المخصصة هي نفسها؟
لا ، حيث يتم استخدامها لأغراض مختلفة داخل مشروع أو مهمة. العلامات مخصصة لتمييز الوظائف وتجميعها حسب الأهمية أو جزء من المشروع.
تُستخدم الحقول المخصصة عند الحاجة إلى مشاركة البيانات بين الأشخاص العاملين في نفس المشروع أو عندما تحتاج إلى تتبع المعلومات الفردية عبر عدد من المشاريع.
علامة ، وهذا كل شيء!
Asana هو تطبيق مفيد لإدارة الإنتاجية قام بتطوير العديد من الأدوات لتحسين طريقة عمل الفرق. باستخدام العلامات والتعليقات ، يمكنك التأكد من أن كل شخص يبذل قصارى جهده لإنجاح منتجك بينما لا تزال متحكمًا. هذا هو المكان الذي تثبت فيه العلامات أنها مفيدة للغاية.
الآن بعد أن تعرفت على المزيد حول كيفية عمل العلامات وكيفية إضافتها إلى مشاريعك ، ستتمكن من استخدام Asana على أكمل وجه. ما هي خبراتك في استخدام العلامات؟ هل سبق لك أن أنشأت واحدة جديدة؟
أخبرنا بالمزيد في التعليقات أدناه.