إذا كنت بحاجة إلى إنشاء قائمة بأي شيء ، فمن المغري أن ترى Excel كمستودع افتراضي: بعد كل شيء ، إنها مجرد قائمة صغيرة من العناصر لنفسك أو لعدد قليل من الزملاء المقربين.

ربما تحتاج إلى شيء أكثر تعقيدًا ، مثل الصيغ للحسابات أو برمجة الماكرو لأتمتة جمع البيانات ومعالجتها.

لسوء الحظ ، فإن السهولة التي يمكنك من خلالها بدء العمل في برنامج Excel أو برنامج جداول بيانات منافس هي أيضًا واحدة من أكبر مشكلاته. ما يبدأ كمشروع صغير في Excel ينمو إلى شيء ضخم ، وعند هذه النقطة قد تواجه أيضًا مشكلات السرعة والاستقرار أو حتى مشكلة التطوير التي لا يمكنك حلها.

علاوة على ذلك ، غالبًا ما تمثل مهام إدارة البيانات الضخمة تحديات كبيرة ، مثل التنظيم والتنفيذ وتصنيف الملفات وإدارة قواعد البيانات وتعاون المستخدمين والمزيد. كل ما يتطلبه الأمر لكسر هيكل قاعدة البيانات هو وضع البيانات في المنطقة الخطأ ، أو كتابة البيانات بشكل غير متسق ، أو حتى وجود شخصين يعملان على نفس الورقة. يمكن أن تسوء عدة أشياء ، مما يتسبب في تأخير الوقت واحتمال فقدان البيانات.

تشرح هذه المقالة المشكلات الأكثر شيوعًا التي تطرأ عند استخدام جداول بيانات Excel ، وكيفية معالجتها ، والوقت الذي تكون فيه أفضل حالًا في اتخاذ القرار والتبديل إلى قاعدة البيانات بدلاً من ذلك.

المشكلة رقم 1: تحرير Excel متعدد المستخدمين

عندما تنمو أنظمة Excel بشكل طبيعي ، فإنك تواجه مشكلات بسرعة حيث يفتح أحد المستخدمين مصنفًا في أي وقت معين ، ويتم إخبار شخص آخر بأنه مفتوح بالفعل. يمكن للمستخدم الثاني الإلغاء أو الانتظار أو عرض نسخة للقراءة فقط. يعد وعد Excel بإعلامك عندما يخرج الشخص الآخر من المصنف هو مقامرة لأنه لا يتحقق من الحالة في كثير من الأحيان ، وقد لا ينيرك أبدًا. حتى لو حدث ذلك ، فقد يقوم شخص آخر بتسجيل الدخول وفتح الملف أمامك.

لتجنب تأثيرات "المستخدم الفردي" ، يمكنك استخدام Excel Online (الإصدار المختصر المستند إلى الويب من Excel) أو تشغيل المصنفات المشتركة خاصية. إليك دليل سريع حول كيفية مشاركة جدول البيانات.

1. افتح جدول البيانات المطلوب وانقر فوق ملف في القمة.
2. بعد ذلك ، في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر ، انقر فوق شارك لفتح نافذة جديدة.
3. الآن ، أدخل معلومات المستخدم الذي تريد مشاركة جدول البيانات معه.

يمكنك أيضًا تقسيم البيانات إلى العديد من المصنفات بحيث يعمل الأشخاص المختلفون في مصنفات مختلفة دون أن يمسوا أصابع بعضهم البعض.

المشكلة رقم 2: مصنفات Excel المشتركة

يسمح Excel Online بمحررين متعددين ، بشكل افتراضي ، لكنه يفتقد قدرًا كبيرًا من الوظائف. الخدمة ليست منافسًا كبيرًا لأي شيء سوى أبسط المهام. على الرغم من أن ميزة "المصنفات المشتركة" تبدو وكأنها يجب أن تؤدي المهمة ، إلا أنها مليئة بالقيود. لا يمكنك إنشاء جدول أو حذف كتلة من الخلايا إذا تمت مشاركة المصنف ، على سبيل المثال.

عندما تنمو أنظمة Excel بشكل طبيعي ، فإنك تواجه مشكلة تتمثل في أن مستخدمًا واحدًا فقط يمكنه فتح مصنف في أي وقت.

توجد حلول لبعض قيود Excel عبر الإنترنت. بالنسبة للآخرين ، يتعلق الأمر بتغيير هيكل المصنف بدلاً من استخدام مصنف تم إعداده بالفعل - ولكن هذا السيناريو غالبًا ما يعيق الطريق. نتيجة لذلك ، من المستحيل استخدام مصنف مشترك بنفس الطريقة التي تستخدم بها مصنف مستخدم فردي عادي.

تتم مزامنة التغييرات في المصنفات المشتركة بين المستخدمين في كل مرة يتم فيها حفظ المصنف. يتم وضع هذا الإجراء وفقًا لجدول زمني محدد ، مما يؤدي إلى الحفظ كل خمس دقائق ، على سبيل المثال. ومع ذلك ، فإن النفقات العامة للحفظ المنتظم وتتبع تغييرات كل مستخدم كبيرة جدًا. يمكن أن يتضخم حجم كتب العمل بسرعة ويضع ضغطًا على شبكتك ، مما يؤدي إلى إبطاء الأنظمة الأخرى.

المشكلة رقم 3: مصنفات Excel المرتبطة

يمكن أن يوفر تقسيم البيانات عبر مصنفات متعددة حلاً لمشكلة التحرير متعدد المستخدمين. ومع ذلك ، من المحتمل أن يكون لديهم روابط بينهم حتى يتم استخدام القيم التي تم إدخالها في أحدهما في الآخر. تعتبر الروابط بين المصنفات مفيدة أيضًا للاحتفاظ ببيانات منفصلة في ملفات منفصلة ، بدلاً من وجود أوراق فردية في مصنف واحد.

مزعج ، هذه الروابط هي مصدر آخر للإحباط وعدم الاستقرار. تصبح مطلقة ، بما في ذلك المسار الكامل إلى المصنف المصدر ، أو نسبي ، بما في ذلك الفرق بين المسار المصدر والوجهة. على الرغم من أن هذا يبدو منطقيًا ، إلا أن Excel يستخدم قواعد غامضة لتحديد وقت استخدام كل نوع من الروابط وتغييرها.

تخضع القواعد للعديد من الخيارات وما إذا تم حفظ المصنفات قبل إدراج الارتباطات. تتغير الارتباطات أيضًا عند حفظ المصنف أو فتحه واستخدامه حفظ باسم لعمل نسخة مكررة ، بدلاً من نسخ الملف باستخدام مستكشف الملفات. نتيجة كل هذا الالتباس وعدم اليقين هو أن الروابط بين المصنفات تنكسر بسهولة ، والتعافي من الروابط المعطلة عملية تستغرق وقتًا طويلاً. لا أحد يستطيع الوصول إلى الملفات المتأثرة.

يتم تحديث البيانات المرتبطة فقط عند فتح الملفات ما لم تنقر على وجه التحديد البيانات> الاستعلامات والاتصالات> تحرير الروابط> تحديث القيم. هذا شرح سريع.

1. افتح جدول البيانات المطلوب وانقر فوق البيانات في القمة.
2. الآن ، حدد موقع الاستفسارات وروابط وانقر فوق تحرير الارتباطات.
3. ثم حدد تحديث القيم.

إذا لم تكن الروابط الخاصة بك بين مصنفين ولكنها تغطي ثلاثة أو أكثر ، فيجب عليك فتح جميع المصنفات بالترتيب الصحيح لضمان أي عمليات بيانات محدثة بالترتيب الصحيح ، من الأول إلى الثاني إلى الثالث. إذا قمت بتغيير قيمة في المصنف الأول ثم فتحت المصنف الثالث ، فلن ترى أي تغييرات لأن المصنف الثاني لم يقم بتحديث قيمه.

تسلسل البيانات هذا أمر منطقي ، لكنه يزيد من احتمال أن تكون المعلومات غير صحيحة أو أنك ستحاول فتح مصنف قام شخص آخر بتحريره بالفعل.

بالطبع ، يمكنك محاولة تجنب المصنفات المرتبطة تمامًا ، ولكن هناك احتمال أن ينتهي بك الأمر إلى إدخال نفس البيانات في أكثر من مصنف واحد ، ومع ذلك تأتي مخاطر كتابتها بشكل مختلف قليلاً في كل مرة.

المشكلة رقم 4: التحقق من صحة بيانات Excel

يمكن أن تتسلل الأخطاء إلى البيانات داخل أي نظام كمبيوتر: يخطئ الأشخاص في كتابة الكلمات أو ينقلون الأرقام إلى أرقام بانتظام رتيب. إذا لم يتم التحقق من بياناتك عند إدخالها ، فستواجه مشكلات.

بشكل افتراضي ، يقبل Excel كل أنواع المستخدمين. من الممكن إعداد التحقق من صحة قوائم البحث ، ولكن يصعب الحفاظ عليها ، خاصة إذا تم استخدام نفس الحقل في أكثر من مكان واحد. إذا اضطر المستخدمون إلى إدخال أرقام معرف المستندات أو الأرقام المرجعية للعملاء دون أي فحوصات ، فمن السهل ربط السجلات الخاطئة معًا دون إدراك ذلك. تتعرض سلامة بيانات النظام للخطر بشكل قاتل ، وأي تحليل للبيانات يكون موضع شك.

قد تعاني بالفعل من آثار مشاكل التحقق من صحة البيانات دون إدراك السبب الجذري. ضع في اعتبارك موقف لديك فيه قائمة بالفواتير في Excel. يكتب المستخدم اسم العميل بشكل مختلف قليلاً في كل فاتورة. نتيجة لذلك ، تحصل على فواتير إلى "Jones Ltd" و "Jones Limited" و "Jonse Ltd" و "joness". قد تكون على دراية بأن هذه كلها تشير إلى نفس الشركة ، لكن Excel لا يشير إليها. يقدم أي تحليل لبيانات الفاتورة ، مثل الجدول المحوري المستند إلى العملاء حسب الشهر ، نتائج متعددة عندما يجب أن يكون هناك واحد فقط.

المشكلة رقم 5: ملاحة Excel

تعتبر المصنفات الكبيرة صعبة التنقل. تعد علامات تبويب الأوراق الموجودة أسفل النافذة آلية رهيبة لإيجاد طريقك عندما يكون هناك كميات عديدة منها. مع وجود المزيد من علامات التبويب القابلة للعرض عبر الشاشة ، يصبح من الصعب العثور على ما تحتاجه. إليك طريقة سريعة للتنقل عبر الأوراق.

1. بالقرب من أسفل الجانب الأيسر من الشاشة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أزرار الأسهم إلى يسار أسماء الأوراق لإظهار تنشيط الورقة الحوار.

يتم سرد أول 20 ورقة فقط قبل أن تضطر إلى التمرير عبر القائمة. لا توجد طريقة لفرز الورقة التي تريدها أو تجميعها أو البحث عنها. يجب أن تبدو النافذة مثل تلك الموضحة أدناه.

المشكلة رقم 6: أمان Excel

يمكنك إضافة الأمان إلى مصنفات Excel ، ولكنها مليئة بالمشاكل. يتم توجيه الحماية بشكل أكبر نحو حماية بنية المصنف بدلاً من البيانات. يمكنك محاولة قفل بعض الأوراق والخلايا لمنع المستخدمين من تغيير البنية والصيغة ، ولكن إذا كان بإمكانهم رؤية البيانات ، فيمكنهم عادةً تغيير أي منها أو كلها (ما لم تقم ببعض البرمجة الإبداعية للماكرو).

المشكلة رقم 7: مشاكل سرعة Excel

Excel ليس التطبيق الأسرع ، ولغة البرمجة الخاصة به ، VBA ، بطيئة مقارنة بلغات البرمجة الأكثر احترافًا مثل C #. ينبع هذا السيناريو من الاستخدام المقصود والطبيعة المرنة لبرنامج Excel. إنه ، بعد كل شيء ، محرك جداول بيانات. نعم ، يمكن الضغط على Excel VBA في الخدمة لإدارة قوائم البيانات ، لكن هذا لا يعني أنها الخيار الأفضل لهذا النوع من العمل. تُعد التطبيقات الأخرى أكثر ملاءمة لمثل هذه المهام - ويرجع ذلك أساسًا إلى أنها مصممة بشكل صريح للقيام بها.

استخدام قاعدة بيانات للبيانات المنظمة

إذا كنت تواجه أيًا من المشكلات الموضحة في هذه المقالة ، فلا تتجاهلها. هناك إجابة احترافية لتخزين البيانات المنظمة ، والمعروفة باسم قاعدة البيانات. لا يجب أن تكون مخيفة أو باهظة الثمن ، ويجب أن تسمح لك بالتفكير المنطقي في بياناتك ، وكيفية ارتباطها ببعضها البعض ، وكيفية تفاعلك معها.

ملحوظة: إذا كنت تنتقل من حل جدول بيانات إلى قاعدة بيانات ، فلا تكرر تصميم جدول البيانات بخشوع ، وانتهز الفرصة لتحسينه.

تتوفر تطبيقات قواعد بيانات للأغراض العامة ، والتي يمكنك من خلالها إنشاء حل مفصل. بدلاً من ذلك ، قد تجد أن تطبيق قاعدة بيانات متخصص - وهو تطبيق مصمم بالفعل للغرض الذي تريده - أرخص وأسرع في التنفيذ وملائمًا بشكل أفضل.

على سبيل المثال ، إذا كانت لديك قائمة بالعملاء وتفاصيل جميع تفاعلاتك معهم ، فإن هذا يعتبر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). على الرغم من اسمه الرائع ، فإن نظام CRM هو قاعدة بيانات متخصصة. وبالمثل ، فإن حزم الحسابات مثل QuickBooks و Sage هي قواعد بيانات متخصصة. إذا لم تتمكن من العثور على تطبيق تم إنشاؤه مسبقًا يناسب احتياجاتك الخاصة ، فيمكنك إنشاؤه بنفسك أو الحصول على تطبيق مصمم خصيصًا لك بواسطة قسم تكنولوجيا المعلومات أو المستشار.

أكثر أنواع قاعدة البيانات شيوعًا هي قاعدة البيانات العلائقية ، التي تخزن بياناتها في جداول وتتكون من صفوف وأعمدة. يحتوي كل صف على بيانات عنصر منفصل. على سبيل المثال ، يصف كل عمود سمة مختلفة للموضوع ، مثل اسم العميل أو حد الائتمان.

ما عليك سوى إدخال بيانات العميل مرة واحدة لإنشاء سجل ، وبعد ذلك يمكنك استخدامها على أي عدد تريده من الفواتير.

تحتوي الجداول على علاقات محددة فيما بينها بحيث تحمل الفاتورة ، على سبيل المثال ، معرّف العميل. تعني هذه العملية أنه يمكنك بسهولة العثور على جميع الفواتير لعميل معين أو استرداد رقم هاتف العميل من فاتورة محددة. ما عليك سوى إدخال بيانات العميل مرة واحدة لإنشاء سجل العميل ، وبعد ذلك يمكنك استخدامه على أي عدد تريده من الفواتير دون الحاجة إلى كتابته مرة أخرى. لإنشاء قاعدة بيانات ، يجب عليك تحديد هذه الجداول والعلاقات ثم تحديد تخطيطات الشاشة التي تريد استخدامها لسرد البيانات وتحريرها.

هناك العشرات من تطبيقات قواعد البيانات هناك. بعضها سهل الاستخدام والقيام بالمهمة بأكملها ، مما يسمح لك بتحديد الجداول وشاشات إدخال البيانات والتقارير. البعض الآخر أكثر اكتمالاً في مناطق محددة لكنهم يحتاجون إلى أدوات أخرى للقيام بعمل كامل.

على سبيل المثال ، قد يكون البرنامج موثوقًا عند تحديد الجداول والعلاقات وامتلاكه ميزات تحليل وإعداد تقارير قوية. ومع ذلك ، يفتقر التطبيق في النهاية إلى أي أدوات لتحديد شاشات إدخال البيانات. Microsoft SQL Server هو المثال الواضح هنا. كما هو الحال مع أنظمة قواعد البيانات الكبيرة الأخرى ، يعتني SQL Server بالنهاية الخلفية ويتوقع منك استخدام أداة أخرى ، مثل Visual Studio ، لتطوير الواجهة الأمامية.

ما هي خيارات قاعدة البيانات المناسبة لك؟

خيار قاعدة البيانات رقم 1: Microsoft Access

يعد Access أحد أعظم قواعد بيانات سطح المكتب. إنه سهل الاستخدام ولكن من السهل إساءة استخدامه. يمكنك تصميم الجداول والشاشات والتقارير من البداية أو البدء من قالب. بعض النماذج أمريكية بشكل صريح ولا تعلم دائمًا ممارسات جيدة ، لكنها تجعلك تبدأ بسرعة. يمكن أن تكون ميزات الشاشات والبرمجة معقدة للغاية. يمكنك نشر التطبيق النهائي الخاص بك إلى مستخدمين آخرين من خلال شبكة الإنترانت الخاصة بك (وليس الإنترنت) بدلاً من الاعتماد على مشاركات الملفات.

خيار قاعدة البيانات رقم 2: Microsoft SharePoint

إن SharePoint عبارة عن قاعدة بيانات ، فضلاً عن آلية لتخزين المستندات. يمكنك استخدامه لتجميع قوائم بسيطة وربطها معًا. يعتبر "مصمم النموذج" معقدًا بعض الشيء ، ولكن لا يزال التخصيص ممكنًا. تعد قدرة SharePoint على "انتزاع" قائمة بالبيانات المتراكمة في Excel ووضعها في قائمة مخصصة مفيدة. يجعل البرنامج القائمة المخصصة متاحة للجميع على شبكتك ويمكّنك من إضافة أمان لتقييد من يمكنه فعل ما بهذه البيانات. يمكنك أن تطلب من SharePoint تنبيهك بالبريد الإلكتروني عندما يضيف شخص ما السجلات أو يعدلها أو يحذفها. إذا كنت تقوم بتخزين البيانات المتعلقة بالأشخاص أو عناصر التقويم أو المهام ، فيمكنك مزامنة هذه البيانات مع Outlook.

خيار قاعدة البيانات رقم 3: Zoho Creator

Zoho Office هو تطبيق ويب يتضمن قاعدة بيانات تستخدم وظيفة السحب والإفلات لنشر أشكالها بطريقة بسيطة وبديهية. تُستخدم عملية السحب والإفلات أيضًا لبرمجة التفاعلات ومهام سير العمل. كخدمة ويب ، تتوفر بياناتك وتطبيقاتك من أي مكان ، بأمان بسيط للحفاظ على خصوصية بياناتك. يتقاضى Zoho رسومًا على أساس كل مستخدم وكل شهر ، لكنه يحد من عدد السجلات التي يمكنك تخزينها بهذا السعر المحدد. يكلف البرنامج تكلفة إضافية عند تخزين المزيد من البيانات أو لميزات أخرى مثل تكامل البريد الإلكتروني.

باستخدام جداول بيانات Excel

كما ترى ، يوفر Excel العديد من الميزات ولكنه يفتقر إلى بعض المناطق داخل كل منها. في بعض الأحيان ، يقوم تطبيق آخر بالمهمة بشكل أفضل ، خاصةً إذا كان مصممًا خصيصًا لهذه المهمة. في أوقات أخرى ، يعمل Excel بشكل جيد ، مثل قواعد البيانات الأصغر ، طالما أنك تعرف كيفية منع حدوث المشكلات في المقام الأول.

هل تواجه أي مشاكل أكثر شيوعًا عند استخدام Excel؟ شارك بأفكارك في التعليقات أدناه.