يمكن أن يكون إرسال بريد إلكتروني عملية معقدة. إذا كنت ترسل رسالة متعلقة بالعمل ، فستحتاج إلى أن تكون محترمًا قدر الإمكان ، حيث يتطلب إرسال رسالة إلى معلم طفلك الصدق ، ويمكن لشخص ما إلى أحد أفراد الأسرة الاسترخاء كما تريد في كثير من الحالات.
يعني البريد الإلكتروني المثالي أن المحتوى الخاص بك قصير وإلى حد يسهل قراءته. يجب أن يعكس تسجيلك ذلك ولكن أيضًا ينقل وجهة نظرك. سواء أكنت تعبر عن الامتنان أو تتوقع ردًا ، فسنغطي عمليات تسجيل البريد الإلكتروني الاحترافية المثالية أولاً.
رسائل البريد الإلكتروني المهنية
كما ذكرنا سابقًا ، سيختلف نوع عمليات تسجيل الخروج التي تقوم بتضمينها في بريدك الإلكتروني اعتمادًا على الشخص الذي ترسله إليه. من المهم أن تضع جمهورك في الاعتبار عند إرسال أي شكل من أشكال الاتصال الكتابي. لذلك بدون مزيد من اللغط ، إليك بعض عمليات التوقيع لتضمينها في رسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك.
"أنا أتطلع للسماع منك قريبا!"
يتيح هذا النوع من تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني للمستلم معرفة أنك تتوقع ردًا. سواء أكان ذلك سيرة ذاتية أو عرضًا ترويجيًا ، فمن الأدب أن يرد الشخص الآخر فقط ، وإدراج هذا في رسالتك الإلكترونية يشير إلى أنك تتوقع ردًا. يمكنك تغييرها لتقول "إنني أتطلع إلى فرصة التحدث معك أكثر" أيضًا.
"وقتك الثمين هو موضع تقدير كبير"
إذا كان المستلم في العمل ، فمن المحتمل أنه ليس لديه الكثير من الوقت ويتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. يعد تضمين هذا التوقيع إحدى الطرق للتعبير عن الامتنان الحقيقي الذي يتطلب استجابة مهذبة.
"تحياتي حارة!"
التحيات الحارة طريقة رائعة لإنهاء البريد الإلكتروني لأنه مهذب ومهني. قد يظن البعض أنها قديمة الطراز بعض الشيء ولكنها بسيطة وإلى الحد الذي يجعلها مثالية لرسائل البريد الإلكتروني.
تسجيل الخروج لتجنب
بعضها مقبول في ظل ظروف معينة ولكن لا يوصى باستخدام معظمها لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية أو المهنية.
1. شكرا
"شكرًا" والمتغيرات جنبًا إلى جنب مع ذلك الظل ("شكرًا مرة أخرى" ، "شكرًا!" "شكرًا جزيلاً" وما إلى ذلك) كلها تبدو مخادعة بعض الشيء. لا يقتصر الأمر على قراءة رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على القليل من النبرة الساخرة في رؤوسنا ، ولكن إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لتطلب من شخص ما شيئًا - بدلاً من التعبير عن الشكر بصدق - فهذا شيء بغيض. تجنب.
2. مع خالص التقدير
بينما قد تكون قد تعلمت إنهاء خطاب دائمًا - وبالتالي بريد إلكتروني - بصدق ، لا تفعل ذلك. إذا كنت تبدأ بريدك الإلكتروني بـ "عزيزي" ، فيمكنك إنهاء كلمة "بصدق" ، ولكن بخلاف ذلك ، تجنب - حتى في بعض التطبيقات الرسمية.
3. ... قريبا
"تحدث قريبًا" أو "تحدث إليك قريبًا" أو "المزيد قريبًا" - يُلزمك الإقراض بأي شيء "قريبًا" عمومًا بالتحدث إلى هذا الشخص مرة أخرى. حسنًا إذا كنت تنوي إرسال بريد إلكتروني للمتابعة أو مقابلة شخص ما شخصيًا ؛ أقل غرامة إذا لم تكن لديك نية لبذل جهد للتحدث معهم. في حين أن الرد غير الرسمي ، يمكن أن يكون غير صادق.
4. اسمك
يُنظر إلى إنهاء بريد إلكتروني بمجرد تسجيل الخروج على أنه بارد جدًا ومفاجئ. ما لم يكن الرد النهائي على رسالة بريد إلكتروني حيث أجبت على سؤال وتلقيت ردًا ، فلن تنقل هذه الرسالة أي رسالة بخلاف "لقد انتهيت من التحدث إليك". لذلك ، من الأفضل تجنب ترك توقيعك فقط.
5. الأحرف الأولى الخاصة بك
يعد التوقيع بالأحرف الأولى من اسمك أو الحرف الأول من اسمك الأول أسهل قليلاً من كتابة اسمك بالكامل ، ولكنه لا يزال مفاجئًا. كما أنه يترك الناس في حيرة من أمرهم بشأن هويتك ، لذا فإن أفضل طريقة لاستخدامها هي فقط إذا كنت تتحدث إلى شخص تعرفه جيدًا بشكل معقول.
6. لا شيء
من المثير للدهشة أن إنهاء رسالة بريد إلكتروني بدون أي شيء على الإطلاق أمر جيد تمامًا ، ولكن لا يمكنك القيام بذلك في رسالتك الإلكترونية الأولى. ضع دائمًا حدًا لبريدك الإلكتروني أولاً ، ومع إرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني في تتابع سريع ، يمكنك التخلي عن الإجراءات الشكلية.
7. باحترام
قاسية وعفا عليها الزمن. لا تبرز هذا إلا إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مسؤول حكومي أو شخص من رجال الدين على أنه "باحترام لك" هو المعيار الأقرب في هذا الموقف.
8. XX [القبلات]
ما لم تكن فردًا من العائلة أو صديقًا مقربًا ، فلا يجب أن تفعل هذا. تجد بعض علاقات العمل غير الرسمية هذا أمرًا مقبولاً ، لكنه في الحقيقة شيء تفعله مع شخص تعرفه بالفعل يمكنك فعل ذلك معه. لا تنقر على شخص ما فجأة ، فهذا مخيف.
9. الأفضل
هذا الرد ، جنبًا إلى جنب مع "أفضل التمنيات" و "أفضل التمنيات" ، يمثل نهاية آمنة نسبيًا إذا كنت مهذبًا ولكن غير رسمي. كلما زاد عدد الكلمات التي تضيفها ، على سبيل المثال "أفضل التمنيات" أو "أتمنى لك كل خير" ، أصبحت المشاعر أكثر رسمية. يشعر البعض أن "الأفضل" ومتغيراته يمكن أن تكون مفرطة في الإفراط ، ولكن بالنسبة للجزء الأكبر ، يجب أن تخدمك بشكل جيد.
10. لك
"لك" ومتغيراتها ("لك حقًا" و "ملكك بأمانة" وما إلى ذلك) تقع في الطرف الأكثر رسمية من النطاق. كما هو الحال مع "أفضل" ، كلما أضفت كلمات أكثر ، أصبحت أكثر رسمية. هناك تعقيدات أخرى لمصطلح "ملكك" ، على الرغم من ذلك: يتساءل الكثيرون بالضبط عما تقدمه عندما تقول "لك" ، و "ملكك بأمانة" يشير إلى شيء رسمي بشكل لا يصدق مثل عرض زواج وشيك. تجنب.
11. "صديقك"
راجع أفضل 8 تطبيقات للأعمال على iPhone و iPad و Android 6 طرقًا مدعومة علميًا لجعل نفسك أكثر إنتاجيةهذا يمكن أن يقسم الكثير من الناس. إنه مجرد شكل رسمي للغاية ويجلس قليلاً على مقربة من "الصدق" بالنسبة للبعض. ومع ذلك ، يرى البعض أنه مقبول ، بشكل عام الأجيال الشابة حيث نجعل أصدقاءنا مع معظم زملائنا على أي حال. لا نوصي بإرسال "صديقك" مطلقًا إلى زميل عمل أكبر سنًا أو شخصًا في موقع سلطة.
12. شكرا جزيلا!
إنها ليست غير مهنية فحسب ، ولكنها تفتقر أيضًا إلى القواعد. اعتمادًا على المستلم ، قد يكون هذا جيدًا تمامًا (إذا كان هذا هو البريد الإلكتروني الأخير لفريق دعم تكنولوجيا المعلومات بعد أن يقوموا بإصلاح مشكلتك على سبيل المثال).
14. في صحتك
مقبول حقًا فقط إذا كنت بريطانيًا ، وإلا فإن الأمر يبدو متعاليًا إلى حد ما. يمكن قول الشيء نفسه أيضًا مع "تا" ، ولكن "هتافات" بشكل عام هي استجابة مفضلة وهي أيضًا غير رسمية بشكل مبهج - وبالنسبة لنا نحن البريطانيين - مقبولة تمامًا بدلاً من "شكرًا" والمزيد من عمليات تسجيل الدخول الرسمية للبريد الإلكتروني.
15. كالعادة
الطريقة المفضلة عمومًا لإنهاء البريد الإلكتروني هي "كما كانت دائمًا". قد لا تكون أداة إنهاء مثالية للاتصال الأولي ، ولكنها رائعة للرد على شخص تتحدث إليه كثيرًا عبر البريد الإلكتروني. لا يحمل أي توقعات أو دلالات أو نبرة للقراءة. إنه ببساطة أنت تقوم بتسجيل الخروج.
أسئلة مكررة
هناك أوقات يمكن أن يكون فيها للبريد الإلكتروني المثالي تأثير كبير على خطوتك التالية في الحياة. فيما يلي بعض الأسئلة الأخرى حول عمليات تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني لمساعدتك في إرسال رسائل بريد إلكتروني مثالية.
هل يعد تسجيل البريد الإلكتروني مشكلة كبيرة حقًا؟
كل هذا يتوقف على السياق الذي ترسل فيه رسالة بريد إلكتروني. إذا كنت ترسل مذكرة عبر البريد الإلكتروني إلى زميل في العمل أو بعض ملاحظات الفصل إلى زميل في الفصل ، فمن المحتمل ألا تكون هذه مشكلة كبيرة. ومع ذلك ، قد يؤدي تسجيل البريد الإلكتروني الخاطئ إلى إرسال رسالة خاطئة. على سبيل المثال ، إذا أرسلت "نعم ، شكرًا" لشخص يحاول مساعدتك ، فقد يظهر ذلك على أنه دنيء أو ساخر.
للأسف ، تفتقر الاتصالات النصية إلى السياق مما يعني أنه من السهل على المستلم فهم الفكرة الخاطئة. لذا ، احذر من الطريقة التي سيتقبل بها القارئ الرسالة التي ترسلها لأنه ، نعم ، من المحتمل أن يرى القارئ تسجيلك.
هل يجب علي إضافة توقيع؟
قطعا! يسهّل إدراج اسمك ومعلومات الاتصال والشركة على المستلم الرد عليك في المستقبل. ناهيك عن أن التوقيع مقبول على نطاق واسع كرمز لشخص يفهم كيفية عمل اتصالات البريد الإلكتروني.
لا تفرط في التفكير
إذا سبق لك أن قرأت رسالة بريد إلكتروني مهمة وأعدت قراءتها قبل إرسالها ، فإن هذا القسم ينطبق عليك.
بالطبع ، من الطبيعي أن تفكر في الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني ولماذا. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني للمبيعات ، فمن الأفضل ترك تسجيل خروج إيجابي يشجع أيضًا على الرد. شيء مثل "أتطلع إلى التحدث معك أكثر" مثالي هنا. لكن هذه العبارة لن تعمل بشكل جيد في رسالة التعازي على سبيل المثال.
في حين أنه قد يكون أمرًا مخيفًا أن ترسل بريدًا إلكترونيًا مهمًا ، إلا أن معظم الأشخاص يتصفحون رسائل البريد الإلكتروني بشكل عام ولن يحكموا عليك كثيرًا عند تسجيل الخروج.