يعد BCCing لنفسك أمرًا مفيدًا جدًا لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت تفضل أن يكون لديك بريد إلكتروني قمت بإرساله في صندوق الوارد الخاص بك ، عادةً لأغراض متابعتها ، فإن إضافة عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك باعتباره BCC هو الخيار الصحيح. ومع ذلك ، غالبًا ما يتجاهل الأشخاص ذلك عند إرسال بريد إلكتروني مهم ، مما يؤدي إلى نسيان المتابعة. هذا يمكن أن يؤدي بسهولة إلى مشاكل على طول الخط.
لحسن الحظ ، هناك طريقة لإجراء BCC بنفسك تلقائيًا كلما أرسلت بريدًا إلكترونيًا ، وهي طريقة مؤكدة للتأكد من أنك تتابع كل بريد إلكتروني. ومع ذلك ، فإن تمكين ميزة BCC تلقائيًا ليس بالأمر السهل حقًا. يتضمن إنشاء قاعدة في Outlook.
إدارة القواعد والتنبيهات
يعد Auto BCC و CC شيئًا مهمًا في Outlook. بينما سيتعين عليك تنزيل وظيفة إضافية جديدة لحساب البريد الإلكتروني المستند إلى المتصفح من أجل تحقيق ذلك ، يتيح لك Microsoft Outlook إنشاء قاعدة. تم العثور على ميزة القواعد تحت إدارة القواعد والتنبيهات خيار القائمة في الجزء الأوسط العلوي من الشاشة ، في ملف مسكن علامة التبويب ، تحت قواعد أيقونة.
انقر إدارة القواعد والتنبيهات وسترى نافذة جديدة تمنحك خيار إنشاء قاعدة جديدة. انقر قانون جديد في الزاوية اليسرى العليا من هذه النافذة. سترى 3 فئات: إبقى مرتب, ابق على اطلاع، و نبدأ من قاعدة فارغة. يختار تطبيق القاعدة على الرسائل التي أرسلها تحت نبدأ من قاعدة فارغة الفئة.
الظروف
في نافذة معالج القواعد ، يمكنك اختيار رسائل البريد الإلكتروني التي سيتم إرسالها إليك باعتبارها BCCs. على سبيل المثال ، عن طريق التحقق بكلمات محددة في الموضوع الخيارات ، فأنت تنشئ قاعدة BCC التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمات معينة أشرت إليها.
نظرًا لأنك الشخص الذي يرسل البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام هذا الخيار الذكي لفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا. يمكنك إضافة كلمة "متابعة" إلى قائمة الكلمات المحددة ووضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى متابعة بهذه الكلمة.
هناك أيضًا العديد من الشروط الأخرى المثيرة للاهتمام التي يمكنك تعيينها لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كنت تريد تخزين جميع رسائل البريد التي ترسلها في صندوق الوارد الخاص بك كـ BCC ، فما عليك سوى النقر التالي، دون تحديد أي من المربعات المدرجة.
استثناءات
الاستثناءات هي في الأساس عكس الشروط هنا. كما خمنت على الأرجح ، هذا هو المكان الذي تحدد فيه المواقف التي تعيش فيها لا تريد تضمين نفسك كـ BCC. يمكنك اتباع نفس المثال أعلاه واستخدام إلا إذا كان الموضوع يحتوي على كلمات محددة خيار لإضافة استثناء. في هذا المثال ، يمكنك استخدام أمر "عدم المتابعة" ، ولكن هذا قد يؤدي إلى فوضى أو حتى خطأ ، لأن كلمات المتابعة هي بالفعل جزء من شروطك.
ربما تكون أفضل حالًا مع إلا إذا تم إرسالها إلى أشخاص أو مجموعة عامة أو ال إلا إذا تم تعيينه لأية فئة استثناءات.
أجراءات
هذا هو المكان الذي "تبرمج" فيه الإجراءات التي تنطبق عليها هذه القاعدة. بمعنى ، هذا هو المكان الذي تختار فيه ما يحدث لرسائل البريد الإلكتروني التي أعددت شروطًا لها. تريد التأكد من أن البريد الإلكتروني الذي أرسلته بنفسك ينتهي به المطاف في بريدك الوارد ، ولكن لسوء الحظ ، لا يوجد هنا أتمتة أوامر مخفية الوجهة. هذا لا يعني أنه لا يمكنك تقليد نسخة مخفية الوجهة.
بادئ ذي بدء ، حدد نسخ الرسالة إلى الأشخاص أو المجموعة العامة في خطوة الإجراءات من معالج القواعد. الآن ، انقر فوق الناس أو المجموعة العامة وأدخل عنوان بريدك الإلكتروني. هذه هي الطريقة التي تتأكد بها من أن البريد الإلكتروني الذي ترسله والذي يلبي الشروط المحددة سينتهي به المطاف في بريدك الوارد. إذا كنت لا تريد أن يظهر عنوان بريدك الإلكتروني بشكل عام في رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، فتحقق من انقل نسخة إلى خيار المجلد المحدد في الخطوة الأولى ، انقر فوق المجلد المحدد الارتباط ، وحدد البريد الوارد الخاص بك.
نسخة مخفية الوجهة في بريدك الوارد
سيعطيك تعديل البريد الخاص بك ليناسب احتياجاتك ميزة كبيرة في عملك. سوف يتأكد من أن صندوق الوارد الخاص بك مرتبة بدقة وأن التنظيم الجيد ضروري في أي مجال من مجالات العمل. بالطبع ، يحتوي معالج القواعد في Outlook على حالات استخدام أكثر من مجرد إعداد نسخة مخفية الوجهة (BCC) تلقائيًا. ومع ذلك ، من الضروري التخطيط بعناية للأشياء والتأكد من عدم تداخل الاستثناءات والشروط وأنها تشمل الأنواع الصحيحة من البريد الإلكتروني.
يمكن أن تساعدك قواعد BCC التلقائية جيدة الصنع كثيرًا في فرز صندوق الوارد الخاص بك. ومع ذلك ، إذا قمت بذلك بشكل سيئ ، فقد تغمر صندوق الوارد الخاص بك ، مما يؤدي إلى حدوث مشكلة أكبر من المشكلة التي حددتها لحلها.
هل تستخدم BCC التلقائي في Outlook؟ كيف إعداده؟ ما هي الاستثناءات والشروط التي تستخدمها وما هي القواعد الأخرى التي أنشأتها؟