تعد تطبيقات إدارة الفريق رائعة لإبقاء كل فرد في الفريق على نفس الصفحة فيما يتعلق بالتنظيم. باستخدام Asana ، يمكن للمديرين توزيع المهام بكفاءة وإضافة أعضاء Guest لدعم الفرق لتوفير قوة عاملة إضافية لمشاريعهم المهمة.
سواء كنت تقود فريقًا أو كنت مجرد عضو ، سنخبرك بكل شيء عن إتقان إدارة المشروع وكيفية إضافة ضيوف إلى مؤسستك أو فريقك في Asana. تابع القراءة لمعرفة المزيد.
كيفية إضافة الضيوف في Asana
يسمح Asana للشركات بإضافة أعضاء جدد ، حتى إذا لم يكن لديهم مجال بريد إلكتروني. هذه الميزة مفيدة لإضافة متعاونين جدد إلى مهام محددة أو إضافة عملاء لمتابعة تقدمك. تسمح حالة الضيف لأي شخص ليس لديه بريد إلكتروني مع مجال مؤسسة بأن يصبح ضيف مؤسسة.
مسؤولو المنظمات في Asana هم الأشخاص المصرح لهم بدعوة وإضافة الضيوف. يمكنهم تحديد من يمكنه إضافة أعضاء جدد عن طريق اختيار ما إذا كان بإمكان المسؤولين فقط أو أعضاء المؤسسة أو الجميع دعوة أشخاص جدد إلى الفريق.
إليك كيفية دعوة الضيوف من وحدة تحكم المشرف:
- افتح Asana وانقر على زر "الأعضاء" في الزاوية اليمنى العليا.
- اضغط على زر "دعوة الأعضاء".
- اكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد دعوته.
- من القائمة المنسدلة ، اختر المشروع الذي تريد تعيينهم إليه.
- أكِّد بالنقر على "إرسال".
فيما يلي خطوات دعوة شخص ما للانضمام إلى مشروع:
- افتح Asana والمشروع الذي تريد دعوة ضيوف جدد إليه.
- انقر على أيقونة "الأعضاء" ، وسوف تفتح نافذة "مشاركة المشروع".
- يمكنك دعوة أعضاء فريق أو ضيوف جدد عن طريق كتابة اسمهم أو عنوان بريدهم الإلكتروني.
كيفية دعوة الأشخاص إلى مؤسستك
أسهل طريقة لدعوة أعضاء أو ضيوف جدد إلى مشاريعك هي إرسال رابط دعوة قابل للمشاركة لهم. يمكن لمستخدمي Asana مشاركة هذه الروابط على العديد من القنوات مثل Slack أو Microsoft Teams أو البريد الإلكتروني أو حتى عبر الرسائل النصية. الروابط القابلة للمشاركة رائعة لدعوة أعضاء جدد ، والبريد الإلكتروني هو الأفضل للضيوف.
إذا كنت ترغب في دعوة شخص ما إلى مشروع ، فإليك ما عليك القيام به:
- افتح أسانا.
- على الشريط الجانبي الأيسر ، ابحث عن المشروع الذي تريد مشاركته.
- انقر فوق الزر "مشاركة" الموجود في الزاوية اليمنى العليا.
- اختر ما إذا كنت تريد دعوة شخص ما عبر البريد الإلكتروني أو رابط قابل للمشاركة.
- انسخ الرابط للمشاركة في المشروع.
إذا كنت ترغب في دعوة شخص ما إلى الفريق ، فإليك كيفية القيام بذلك:
- افتح أسانا.
- انقر على اسم فريقك.
- اضغط على زر "دعوة".
- في النافذة المنبثقة ، حدد ما إذا كنت تريد دعوة أعضاء باستخدام بريد إلكتروني أو ارتباط.
أسئلة وأجوبة إضافية
هل يمكنك الحفاظ على خصوصية المشاريع والمهام في Asana؟
نعم ، لديك سيطرة كاملة على جميع مشاريعك في Asana ، ويمكنك تحديد وضعها. تسمح لك عناصر التحكم في الأذونات بمراقبة كل معلومة وإمكانية رؤيتها لأعضاء المؤسسة. يمكن لكل فرد تحديد ما إذا كان يريد مشاركة شيء ما مع فريقه والمتعاونين فقط أو مع أي شخص آخر في المؤسسة.
إذا كانت المهام جزءًا من مشروع خاص ، فإن ظهورها يقتصر على المتعاونين الذين يعملون مباشرة في المشروع ومهامه. يمكن لكل متعاون رؤية مهمته أو مهامه الفرعية ، لكن لا يمكنه الوصول إلى مهام الآخرين ، حتى لو كانوا في نفس المنظمة.
في بعض الأحيان ، عندما تريد أن تبقى معلومات محددة بين عدد قليل من أعضاء الفريق ، يمكنك وضع علامة على هذه المشاريع على أنها خاصة أو حتى للتعليق فقط. بمجرد تعيين مهامك لتكون عامة ، فإنها تصبح متاحة للجميع من مؤسستك أو فريقك.
عندما تقرر تغيير خصوصية مشروعك ، هذا ما عليك القيام به:
• انقر على "+" في الزاوية اليمنى العليا.
• هناك ، سترى جميع الأعضاء والضيوف في فريقك ، وفي الأعلى ، سترى "جعله خاصًا".
• بمجرد النقر فوق "جعله خاصًا" ، يصبح مشروعك متاحًا لأعضاء الفريق فقط.
بدلاً من ذلك ، إذا كنت تريد تغيير حالة المهمة إلى خاصة ، فإليك ما تحتاج إلى القيام به:
• افتح مهمة في Asana.
• انقر فوق "جعله خاصًا" في الزاوية اليمنى العليا.
• بهذه الطريقة ، تكون المهمة خاصة لك وللمتعاونين الآخرين فقط لعرضها.
• قم بإزالة جميع المتعاونين في الجزء السفلي من الصفحة إذا كنت تريد أن تكون هذه المهمة خاصة.
هل يمكنك إضافة أعضاء وضيوف إلى نفس المشروع؟
في الواقع ، يمكنك إضافة أعضاء وضيوف إلى نفس المشروع. بمجرد أن يصبحوا في نفس الفريق ، سيتمكنون من رؤية أسماء بعضهم البعض والتفاعل بشكل أكبر. إذا رأى ضيفان أحدهما الآخر على أنهما "مستخدم خاص" ، فهذا يعني أنهما لا يعملان في نفس المشروع أو أنهما ليسا في نفس الفريق. بمجرد تعيينهم في نفس المشروع ، تصبح أسمائهم مرئية.
يُسمح للأعضاء بدعوة الضيوف إلى المنظمة ، لكن المسؤولين هم من يتخذون القرارات النهائية. بالطبع ، يمكن للعضو إضافة الضيوف فقط إلى المشاريع التي يعملون عليها ، ويمكن للمسؤول إضافتهم إلى جميع المشاريع النشطة ، بالإضافة إلى المشاريع المخفية.
هل يمكن أن يكون لديك العديد من المعينين في أسانا؟
في الوقت الحالي ، لا يمكن أن يكون لديك العديد من المعينين في Asana. يمكن تعيين شخص واحد فقط لمهمة واحدة لأنه مسؤول عن إكمالها.
تتمثل إحدى الطرق لمشاركة مهمة بين أشخاص مختلفين في إضافة مهمة فرعية واحدة أو أكثر ، حيث يمكنك بسهولة إجراء تكرار حلقي بين المزيد من المتعاونين. هناك طريقة أخرى وهي استخدام خيار "تعيين النسخ" وجعل المزيد من الأشخاص يعملون على نسخ المهمة نفسها.
هل يتكامل Asana مع Teams؟
اشتركت Asana و Microsoft Teams في إنشاء أداة إدارة فريق ناجحة. باستخدام Asana لـ Microsoft Teams ، يمكن للفرق العمل معًا بكفاءة أكبر. ضمن هذا التكامل ، يمكنك استخدام Teams للتحدث إلى المتعاونين و Asana لتوزيع المهام.
إليك ما يمكّنك التكامل من القيام به:
• اتبع مهام Asana والمشاريع والتحديثات داخل Teams.
• استخدم فرق للبحث عن المشاريع في أسانا.
• إنشاء إخطارات مخصصة تعمل عبر كلا النظامين الأساسيين.
• تخصيص جميع تفضيلات الإعلام الخاصة بك.
• استخدام جميع ملفات Microsoft Office وإرفاقها بمشاريع ومهام Asana.
• استخدم OneDrive لتخزين كافة البيانات المهمة لمهام ومشاريع Asana.
ما الذي يمكن أن يفعله الضيوف في أسانا؟
لا يمكن أن يتمتع الضيوف بنفس مستوى الوصول كأعضاء المؤسسة. علاوة على ذلك ، سيتمكنون من رؤية المعلومات أو الملفات التي تمت مشاركتها على وجه التحديد معهم فقط أو داخل المجموعة التي هم فيها. يمكن للضيوف رؤية المهام والمشروعات والمشاريع العامة التي تمت مشاركتها معهم ولكن ليس لديهم إذن بالتحرير معهم.
تتوفر الميزات المدفوعة ، ولكن عندما يتعلق الأمر بإنشاء الحقول المخصصة أو تعديلها أو حتى حذفها ، فسيكون ذلك مستحيلًا إذا كنت ضيفًا في Asana.
إليك ما يتمتع به الضيوف من إمكانية الوصول:
• لا يمكن أن يصبح الضيوف أعضاء في المجموعة
• لا يمكن للضيوف أن يصبحوا أعضاء في المجموعة بدون تغيير عناوين بريدهم الإلكتروني
• لا يمكن للضيوف تصفح الفرق الأخرى أو الوصول إلى مجموعات مختلفة داخل المنظمة
ماذا يعني أن تكون ضيفًا في منظمة؟
الضيوف هم المستخدمون الذين ليس لديهم حساب بريد إلكتروني رسمي من الشركة. يتلقون دعوة لمساعدة الفريق في مشروع واحد أو عدة مشاريع في متناول اليد. باستخدام حالة الضيف ، يمكنك التواصل مع العملاء أو العملاء أو أي شخص آخر يعمل في المشروع. ومع ذلك ، داخل المنظمة ، يمكنك فقط رؤية ما شاركه الآخرون معك.
في Asana ، يمكن للضيوف إضافة أو تعديل القيم داخل المشروع أو المهمة ، لكن لا يمكنهم حذفها أو إنشاء قيم جديدة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم الوصول إلى جميع الميزات المميزة التي تسمح لهم باستخدامها ، باستثناء إدارة الحقول المخصصة.
هل يمكن للضيوف رؤية بعضهم البعض؟
يمكن للضيوف رؤية بعضهم البعض فقط إذا كانوا يعملون معًا في مشروع واحد على الأقل. وبخلاف ذلك ، سيرون الآخرين على أنهم "مستخدمون خاصون". بهذه الطريقة ، تتأكد المنظمة من عدم تمكنهم من رؤية أسمائهم إلا إذا كانوا يعملون على شيء ما معًا.
ما الفرق بين الضيف والعضو ذي الوصول المحدود؟
يقع كل من الضيوف والأعضاء ذوي الوصول المحدود (LAM) في أسفل سلم الشركة. في الأساس ، تعد LAMs بالفعل جزءًا من المنظمة ، في حين أن الضيوف هم أعضاء مؤقتون في الفريق. بالطبع ، إذا أظهر الضيف موهبة ونتائج مرضية ، فقد يصبح LAM أو حتى عضوًا.
على الرغم من أن الضيوف لا يشاركون نطاق الشركة ولا يحسبون في خطة Asana ، فإن LAMs لديهم عنوان بريد إلكتروني للشركة وعدد المقاعد في الشركة. حالة الضيف موجودة فقط داخل المنظمات و LAMs التي تعد جزءًا من كل من المنظمات ومساحات العمل في Asana.
ابق دائمًا على المسار الصحيح
إن التعامل مع فرق العمل ليس بالمهمة السهلة ، ولكن أدوات مثل Asana يمكن أن تساعدك في إدارة عبء العمل وإنشاء فرق وظيفية تعمل في الوقت المحدد. مجهزة بمجموعة أدوات محددة تسمح للمسؤولين بإضافة أعضاء وضيوف وإعادة تنظيم أعضاء الفريق ببضع نقرات ، إنها أداة لا غنى عنها لأي شركة محترفة.
نأمل أن نكون قد ساعدناك في فهم كيفية عمل Asana وكيفية تحقيق أقصى استفادة منه. بالإضافة إلى ذلك ، أنت تعرف الآن كيفية إضافة ضيوف إلى فريقك وإدارة رؤية جميع مشاريعك.
هل تحب استخدام Asana؟ هل كنت تستخدمه مع Microsoft Teams؟
أخبرنا المزيد عنها في قسم التعليقات أدناه.